Het perfecte verzendmoment voor de uitnodiging voor de griepprik: wanneer verstuur je ze?
De voorbereidingen voor het nieuwe griep- en pneumokokkenvaccinatieseizoen zijn weer in volle gang. Terwijl de vaccins binnenkort bij de huisartsenpraktijken worden geleverd, stijgt bij veel praktijkmanagers en doktersassistenten de vraag: wat is nou het ideale moment om de uitnodigingen de deur uit te doen? Het is een terugkerende puzzel waarbij timing allesbepalend is.
Bij Vaccinatieplanner krijgen we deze vraag elk jaar regelmatig, vandaar deze blog om ons advies hierover te delen. Een te vroege uitnodiging belandt op de stapel 'komt later wel', terwijl een te late oproep zorgt voor overvolle agenda's of patiënten die al afspraken hebben staan.
Hoe vind je de balans? Wij delen ons advies voor een optimale planning.
Waarom timing het verschil maakt bij de vaccinatiegraad
De reactie van patiënten op een oproep valt of staat met de juiste timing:
Te vroeg versturen: Wanneer patiënten weken van tevoren een bericht ontvangen, is de kans groot dat de uitnodiging wordt vergeten. Ze schuiven het maken van een afspraak voor zich uit omdat de prikdatum 'nog zo ver weg is'.
Te laat versturen: Krijgen patiënten pas op het laatste moment bericht? Dan stuiten ze op een volle praktijkagenda of doorkruist het hun eigen planning, wat leidt tot extra telefoonverkeer naar de praktijk.
De ideale richtlijn per praktijkgrootte
Om het overzichtelijk te maken, hanteren we praktische richtlijnen gebaseerd op het type praktijk. Dit is de vuistregel voor digitaal verstuurde uitnodigingen:
Gemiddelde huisartsenpraktijk: circa 10 dagen van tevoren
Voor de meeste reguliere praktijken blijkt een periode van ongeveer 10 dagen voor de eerste prikdatum het meest effectief. Dit geeft patiënten voldoende tijd om hun agenda te checken of een digitale afspraak in te plannen, zonder dat de oproep z'n urgentie verliest.
Grote praktijken en zorggroepen: circa 14 dagen van tevoren
Beheer je een grote praktijk of gezondheidscentrum? Dan adviseren we om twee weken (14 dagen) van tevoren te verzenden. Bij grotere aantallen patiënten helpt deze extra speling om de piek in digitale afspraken en eventuele vragen beter te spreiden.
Uitnodigingen per post?
Bovengenoemde termijnen gaan uit van een digitale uitnodiging (bijvoorbeeld via e-mail of een online patiëntenportaal). Verzend je de oproepen (deels) nog per fysieke post?
- Houd rekening met de bezorgtijd van PostNL of het postbedrijf.
- Sinds juli 2026 hanteert PostNL een standaard van 48 uur (2 werkdagen) voor het bezorgen van een standaardbrief of kaart. Bezorging dinsdag t/m zaterdag.
- Tel daarom altijd 3 tot 4 werkdagen op bij je streefdatum om er zeker van te zijn dat de brief op tijd op de mat valt.
Jouw vaccinatiecampagne zorgeloos organiseren?
Het plannen van honderden of duizenden vaccinaties brengt elk jaar een flinke administratieve druk met zich mee. Wil je het inplannen van vaccinatieafspraken versnellen en uitnodigingen moeiteloos digitaal versturen? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden en kosten.